3 jaar Earlybirds, de inzet van vele vrijwilligers
12 Juni 2013: ik stap vroeg in de auto voor een ritje naar Noord-Holland. Het belooft een belangrijke dag te worden, samen met Jessica Innemee & Marije Luiten-Hofman heb ik een afspraak bij de notaris. Earlybirds Fotografie gaat dan na 4 maanden verder als officiële stichting; Stichting Earlybirds is geboren! We begonnen samen met een droom: ouders van prematuur geboren kinderen die in het ziekenhuis verblijven een lichtpuntje te schenken. Even een momentje zonder zorgen en een momentje van genieten. We begonnen achteraf gezien ietwat naïef. Met z’n drieën konden we toch best heel Nederland doen?!
Wie had kunnen bedenken dat we nu, 3 jaar na oprichting, zo zijn gegroeid!
We hebben op dit moment 195 fotografen en 9 planners die door heel Nederland & België zorg dragen dat een aanmelding van ouders wordt omgezet in een mooie reportage. Dit stukje is wat jullie volgers veelal zien, maar er gebeurd achter de schermen nog zoveel meer. Graag vertel ik jullie in een notendop wat er achter de schermen allemaal gebeurt en hoeveel vrijwilligers inmiddels actief betrokken zijn bij de stichting.
We hebben de stichting inmiddels opgesplitst in 5 afdelingen:
Fotografie, PR, Communicatie, Financieel & Earlybirdjes
Fotografie;
Naast de fotografen en planners, hebben we een team wat zich inzet rondom de aanmeldingen van potentiële nieuwe fotografen en de evaluatie nadat men een aantal maanden actief is als vrijwilliger. Een vrijwilliger draagt zorg voor de verzending van een startpakket: Elke fotograaf ontvangt een pakket met informatie, een demoalbum, t-shirt & magazines.
Nadat de reportages zijn verzorgd ontvangen ouders alle foto’s digitaal (20-50 foto’s). Een team draagt zorg dat de mailtjes met downloadlink worden verzonden.
PR;
Een afdeling die zich grotendeels inzet om de stichting financieel gezond te houden, zodat we de reportages kunnen blijven verzorgen.
Er is een veilingpagina op Facebook waar twee vrijwilligers zich enthousiast voor inzetten! Elke week worden er weer nieuwe veiligen gestart. Daarnaast wordt er jaarlijks in september een grote loterij georganiseerd. Met dank aan de donaties van bedrijven en organisaties, kunnen we dit blijven organiseren en onder andere de onkosten vergoedingen betalen aan onze vrijwilligers en groei mogelijk maken.
De afdeling PR draagt tevens zorg voor de verschillende evenementen en beurzen waar de stichting te vinden is. We zijn er vaak te vinden voor het vinden van nieuwe fotografen of het verkopen van gedoneerde items.
Jaarlijks organiseert de stichting voor haar vrijwilligers een grote bijeenkomst. Een gezellige en informatieve dag in Ederveen, elkaar beter leren kennen staat centraal. Een vrijwilliger van de afdeling PR zet zich hier fanatiek voor in!
Communicatie;
Deze afdeling draagt zorg voor alle interne en externe communicatie. Zo ontvangen alle vrijwilligers maandelijks een nieuwsbrief met informatie over het reilen en zeilen binnen de stichting, hebben we een telefoniste die tevens zorg draagt voor de verzending van het flyerpakket die via de website wordt aangevraagd en ook het beheer van de website en de social media wordt geregeld binnen deze afdeling. Daarnaast hebben we een tekstschrijver en het grafisch team, onmisbaar voor het samenstellen van alle flyermateriaal.
Eén van die vrijwilligers houdt zich bezig met het opmaken het jaarlijkse magazine. Een magazine welke ouders ontvangen bij een reportage en soms ook te vinden zijn bij Ronald McDonald huizen of in de ouderkamers in het ziekenhuis. Een leuk en informatief magazine voor en door ouders van prematuur geboren kinderen. Op dit moment een team die zich sterk ontwikkeld!
Financieel
Een belangrijke afdeling, omdat we als stichting altijd inzage moeten kunnen (en willen) geven in onze inkomsten en uitgaven. De declaraties van onze vrijwilligers worden verwerkt, evenals de inkomsten via donaties, veilingpagina etc. Jaarlijks worden de inkomsten en uitgaven voor iedereen inzichtelijk gemaakt via het jaarverslag.
Earlybirdjes
Dit onderdeel van de stichting is erg snel gegroeid. Van het idee om voor de kindjes in Nederlandse en Belgische ziekenhuizen een knuffeltje te haken, waar ze zoveel steun aan hebben, groeide het binnen no time uit tot duizenden vrijwilligers die lid zijn van de facebookgroep en zich inzetten om te haken. Voordat een knuffeltje aan een kindje in het ziekenhuis wordt geschonken, leggen de earlybirdjes een hele weg af. Het begint met het garen, soms gedoneerd via birdyhood of vrijwilligers. Vervolgens worden de birdje met liefde gehaakt. Keurmeesters dragen zorg voor het keuren, wassen en verpakken van de knuffeltjes volgens een uitgebreide werkwijze en veiligheidsinstructie. Bij alle verpakte knuffeltjes worden 2 flyers toegevoegd, 1 met info over het birdje en 1 over de stichting zelf, zodat ouders altijd kunne zien dat dit knuffeltje is gekeurd volgens onze strenge voorschriften. De facebookgroep en pagina worden beheert door vrijwilligers.
Hadden we dit allemaal kunnen doen met ons drieën?
Absoluut niet!
Wat is het bijzonder mooi om te zien dat vrijwilligers in Nederland en België zich zo hartverwarmend en belangeloos willen inzetten voor families die door een moeilijke tijd gaan. Elke vrijwilliger draagt zijn/haar eigen steentje bij om ouders een lichtpuntje te schenken. Elke vrijwilliger is onmisbaar en we hopen dat we de komende jaren kunnen blijven groeien en ouders ons (tijdig) weten te vinden voor een liefdevolle fotoreportage.
Sinds 2013 hebben we zo’n 2000 ouders een liefdevolle herinnering geschonken.
Extreem prematuur geboren kindjes die nog aan het begin van hun reis stonden of soms al maanden aan het knokken waren. Kindjes die de weg van vroeggeboorte bewandelen met enorme bergen die ze moeten overwinnen. Kindjes die zonder tegenslagen de weg van vroeggeboorte naar huis bewandelen. Jongens, meisjes, tweelingen en drielingen. Kindjes geboren in het buitenland of juist buitenlandse gezinnen die op het moment van vroeggeboorte in Nederland verbleven. Stuk voor stuk bijzondere verhalen waarbij we hopelijk een lichtpuntje hebben kunnen schenken. Een mooie herinnering aan een heftige tijd. Alles geheel belangeloos!
De kracht van het geven.
Hoe bijzonder mooi is dat!
Bedankt donateurs voor jullie donaties.
Bedankt ouders voor jullie vertrouwen.
Bedankt ziekenhuizen voor jullie gastvrijheid.
Bedankt volgers voor alle warme reacties en het informeren van ouders over het bestaan van de stichting.
Maar vooral, bedankt lieve vrijwilligers voor jullie inzet de afgelopen 3 jaar
Met elkaar maken we de wereld een klein beetje mooier en schenken we een hele waardevolle herinnering aan ouders. Zonder jullie hadden we nooit kunnen bereiken waar we nu staan!
Warme groet,
Marjolein, voorzitter & mede-oprichtster Earlybirds Fotografie
Vacatures
Wat zoeken wij?
1. Interim Bestuurslid
Vanwege ziekte en toekomstig zwangerschapsverlof van één van onze bestuursleden zoeken we voor het jaar 2016 een interim bestuurslid.
Indien het van beide kanten bevalt bestaat er de mogelijkheid om in een andere functie betrokken te blijven bij de stichting.
– Je hebt affiniteit met de doelgroep
– Je bent enthousiast en gemotiveerd om voor een aantal maanden je in te zetten als interim bestuurslid
– Je kunt mensen aansturen en houdt een helicopterview over alle lopende zaken
– Je bent een teamspeler
– Je kunt tijd vrijmaken om actief bezig te zijn voor de stichting
– Je vindt het leuk om ideeën te bedenken en uit te zetten bij vrijwilligers.
– Je bent eenmaal per maand beschikbaar om via Skype te vergaderen.
2. Aanpakkers
Heb jij affiniteit met de doelgroep en lijkt het je leuk om allerlei taken uit te voeren binnen de stichting?
– Je bent breed inzetbaar
– Je bent enthousiast en gemotiveerd om allerlei taken uit te voeren
– Je bent een echte aanpakker
– Je zult contacten uitzetten binnen de organisatie, maar ook met personen/bedrijven hierbuiten
3. Social media team
Om de stichting breder bekend te maken onder onze volgers op diverse social media kanalen zoeken we vrijwilligers welke zich in gaan zetten voor het social media team.
Binnen dit team zoeken we één lid welke het overzicht houdt over alle social media kanalen en teamleden welke actief zijn op social media.
– Je hebt kennis van social media en bent gemotiveerd om dit in te zetten voor de stichting
– Je beschikt over goede taalvaardigheden
– Je bent een teamspeler
– Je bent in de mogelijkheid om taken te verdelen met een ander persoon, zodat er dagelijks activiteit plaats vindt op social media.
– Je bent actief op social media en geïnteresseerd in prematuren, zodat er up to date informatie op social media geplaatst kan worden.
4. Contactpersoon ziekenhuizen
Vanuit de stichting vinden we het belangrijk om één contact persoon te hebben voor de ziekenhuizen.
– Je beschikt over goede mondelinge vaardigheden
– Je hebt affiniteit met de doelgroep en het werk van de stichting
– Je bent in staat om telefonisch contact te houden
– Je kunt naar bijeenkomsten toe gaan of op zoek gaan naar iemand die daar naar toe kan gaan.
5. Ondersteuning afhandeling aanmeldingen fotografen
Fotografen melden zich aan via een centraal mailadres.
We zoeken ondersteuning in het ordenen van de aanmeldingen, het doorlopen van het proces en de afwikkeling van de aanmeldingen.
– Je beschikt over goede taalvaardigheden
– Je kunt gestructureerd werken
– Je hoeft geen specifieke fotografische kennis te hebben
– Je kunt goed omgaan met emoties rondom een slecht nieuws boodschap
– Je kunt minimaal 4x per week je mail bekijken en acties uitzetten
Wat bieden wij onze vrijwilligers?
– Een fantastisch team van vrijwilligers waar je deel van uit zult maken
– Onkosten vergoeding voor de gemaakte kosten
– Jaarlijkse bijeenkomst voor alle vrijwilligers en eventueel team bijeenkomsten of regionale bijeenkomsten
– Je werkt veelal vanuit huis en naast de bijeenkomst vinden de overleggen veelal telefonisch of via Skype plaats
– Waardering voor je werk in de vorm van dankbare ouders
– Openheid van communicatie en we staan open voor nieuwe ideeën.
Reageren
Heb jij interesse in één van bovenstaande vacatures?
Mail je motivatie en CV voor 25 April 2016 naar marjolein@earlybirdsfotografie.nl
Ook vragen kun je stellen via bovenstaand mailadres.
Vacature Coördinator Communicatie
De stichting Earlybirds fotografie is per 1 april opzoek naar een nieuwe coördinator communicatie.
De coördinator van de afdeling communicatie heeft als taak het verdelen van het werk onder de juiste vrijwilligers, de vrijwilligers aansturen en overzicht houden over de afdeling. De coördinator is aanspreekpunt voor de vrijwilligers en heeft nauw contact met de secretaris die de afdeling in haar portefeuille heeft.
Gedurende het jaar vinden er verschillende evenementen en activiteiten plaats waarin je een rol zult vervullen. Zo gaat er maandelijks een nieuwsbrief uit naar alle vrijwilligers, er wordt één keer per jaar een magazine uitgebracht en er wordt contact met de ziekenhuizen onderhouden. Je bent, net als de rest van het team, vrijwilliger en hebt affiniteit met de stichting.
Heb je altijd al voor onze mooie stichting willen werken en spreekt de functie je aan?
Stuur dan voor 1 april je CV en motivatie per mail naar Renate Gans via secretaris@earlybirdsfotografie.nl
